POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

Version 1.0

Date: 20/01/2025

Identité et coordonnées du responsable du traitement

Cette politique de confidentialité s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées par la Fédération Royale Belge de Golf, ayant son siège social à du Roy de Blicquylaan 15, bte 2, 1933 Zaventem, enregistrée sous le numéro d’entreprise TVA BE 0409.579.629, qui est le responsable du traitement de ce site web.

Le Responsable du traitement attache une grande importance à votre vie privée et traite vos données personnelles conformément au Règlement Européen 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel (ci-après « RGPD »), ainsi qu’à toute législation future ou complémentaire mise en œuvre à cet effet, dans la mesure où elle est applicable.

Pour toute question ou observation concernant la manière dont nous gérons vos données personnelles, vous pouvez nous contacter par e-mail à l’adresse info@golfbelgium.be ou par courrier à l’adresse mentionnée ci-dessus.

Que signifie « traiter des données à caractère personnel » ?

Le traitement des données à caractère personnel (ci-après « données ») englobe toute opération effectuée sur des données permettant de vous identifier en tant que personne physique. La nature de ces données est précisée dans la présente Politique de Confidentialité. Le terme « traiter » est très large et couvre notamment la collecte, le stockage, l’utilisation de vos données ou leur partage avec des tiers.

Quelles données traitons-nous ?

Nous précisons ci-dessous les données que nous pouvons traiter vous concernant. Selon votre situation concrète, vos préférences et la manière dont vous nous contactez, nous ne traiterons pas nécessairement toutes les données mentionnées ci-dessous.

Données des clubs de golf

• Données d’identification générale des personnes de contact, employés, bénévoles et dirigeants (nom, prénom, âge, sexe, etc.)
• Coordonnées générales des personnes de contact, employés, bénévoles et dirigeants (adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
• Données financières : numéro de compte bancaire, informations de paiement
• Médias (photos, vidéos)
• Identifiants de connexion

Données des entraîneurs / officiels / bénévoles

• Données d’identification générale (nom, prénom, âge, sexe, etc.)
• Coordonnées générales (adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
• Missions, historique, rapports
• Données financières
• Diplômes et certificats spécifiques au sport pour les entraîneurs et officiels, performances

Données des joueurs de golf

Nous traitons les données suivantes de nos membres dans le cadre de nos activités principales, y compris l’utilisation de la plateforme i-Golf :

• Données d’identification générale (nom, prénom, âge, sexe, etc.)
• Coordonnées générales (adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone)
• Informations d’adhésion et de compétition (numéro de fédération, club de golf affilié, handicap, réservations, achats, données d’inscription et de participation aux compétitions, résultats des compétitions et statistiques d’entraînement)
• Médias (photos, vidéos)
• Certificats médicaux pour certains membres actifs
• Données disciplinaires, suspensions, incidents si applicables
• Identifiants de connexion pour les connexions (nom d’utilisateur, mot de passe)
• Données d’utilisation des applications et plateformes
• Dans le cadre du suivi des talents et de l’accompagnement des joueurs professionnels (y compris les mineurs) : données particulières telles que les données médicales (condition physique, blessures, maladies, données médicales et d’entraînement, alimentation, sommeil), données d’entraînement, données relatives aux compétitions et aux calendriers d’entraînement, sélections pour les équipes nationales, données de voyage, données médias et financières

Données des administrateurs

• Informations générales d’identification (nom, prénom, âge, sexe, …);
• Coordonnées générales (adresse e-mail, adresse, numéro de téléphone);
• Numéro de registre national (dans le cadre de l’obligation légale relative au registre UBO);
• Rapports, participation à des réunions, communications effectuées avec les administrateurs;
• Médias (photos, vidéos).

Prestataires de services

Dans le cadre de la collaboration avec nos fournisseurs et prestataires de services, nous traitons les données personnelles suivantes les concernant:

• Informations générales d’identification (nom, prénom, civilité, …);
• Coordonnées générales (adresse e-mail, adresse, numéro de téléphone, …);
• Données liées à l’entreprise, dans la mesure où il est possible d’identifier une personne physique sur la base de ces données;
• Données contractuelles (ex. adresse, numéro de TVA, contrat, devis, etc.);
• Données de paiement et de facturation (ex. factures, etc.).

Candidats à l’emploi

Concernant les candidats à l’emploi, nous pouvons traiter les données suivantes. Bien entendu, cela dépendra en grande partie des informations que vous choisirez de nous fournir dans le cadre de votre candidature.

• Informations générales d’identification (nom, prénom, civilité, …);
• Coordonnées générales (nom, prénom, adresse e-mail, adresse, numéro de téléphone, …);
• CV, lettre de recommandation;
• Détails personnels;
• Données liées à l’emploi;
• Données de personnalité, tests, entretiens;
• Photos ou vidéos fournies par le candidat.

Visiteurs du site web

Concernant les visiteurs de notre site web https://golfbelgium.be/fr/, nous pouvons traiter les données suivantes:

• Adresse IP, type de navigateur, données de localisation, manière dont l’individu est arrivé sur le site web, centres d’intérêt et manière dont l’individu navigue sur la page web (via des cookies strictement nécessaires, analytiques et marketing);
• Nom, prénom, adresse e-mail, message de contact (via le formulaire de contact en ligne).

Activités de marketing

Données que nous traitons dans le cadre d’activités marketing (envoi de newsletters par e-mail et via les réseaux sociaux):

• Nom, prénom, adresse e-mail;
• Données de profil des personnes qui suivent nos réseaux sociaux.

Dans quels buts traitons-nous vos données?

Les données personnelles sont traitées exclusivement dans le cadre de l’entreprise, notamment aux fins suivantes:

• Dans le cadre des activités de la fédération sportive pour les golfeurs, telles que la gestion des membres, la gestion des réservations, la gestion des compétitions, l’organisation de compétitions et l’organisation des équipes nationales…
• La gestion de la plateforme de golf en ligne (i-Golf);
• A des fins de marketing (site web et réseaux sociaux);
• Se conformer aux obligations administratives, légales et fiscales;
• Communication avec les (futurs) membres;
• Procédure de recrutement des employés.

Sur quelles bases légales traitons-nous vos données?

Nous traitons vos données aux fins décrites ci-dessus et ne collectons ni ne traitons d’autres types de données que celles nécessaires à ces fins.

Nous traitons vos données uniquement sur la base de l’un des fondements légaux énumérés dans le RGPD, comme indiqué ci-dessous.

Obligation légale

Certaines données sont traitées pour nous conformer aux obligations légales ou réglementaires qui nous incombent. Par exemple, dans le cadre des obligations fiscales et comptables ou en matière de protection des données.

Nécessaire à l’exécution du contrat

Certaines données sont traitées car elles sont nécessaires pour conclure, exécuter ou résilier un contrat avec vous en tant que personne concernée. Par exemple, dans le cadre de l’organisation d’événements et de compétitions, de la gestion des membres, de l’exécution de nos missions vis-à-vis des clubs de golf et des joueurs affiliés, du contact, de la planification, de la réponse à une demande ou de la collecte d’informations en vue d’établir une relation contractuelle, ainsi que de l’exécution effective de la mission contractuelle dans le cadre de notre activité principale, afin de vous fournir nos services ou d’en recevoir de votre part.

Intérêt légitime

Certaines données sont traitées sur la base de notre intérêt légitime, qui, dans certains cas, prévaut sur tout éventuel préjudice éventuel à vos droits. Par exemple, l’envoi d’une newsletter à nos membres existants, le partage de données avec des fédérations de golf internationales pour le classement des joueurs (calcul et gestion des handicaps), l’amélioration de la qualité de nos services, la formation des employés, l’évaluation et la conservation de données et statistiques relatives à nos activités, ainsi que la garantie de la sécurité, tant en ligne que dans nos bâtiments.

Consentement

Certaines données sont traitées par nos soins sur la base de votre consentement. Par exemple, pour l’envoi de notre newsletter aux non-membres ; le partage de données avec des fédérations internationales de golf ; le partage de données avec des sponsors ou des organisateurs d’événements ; l’utilisation de certains cookies analytiques ou marketing ; la publication de photos contenant des données personnelles sur notre site internet et nos réseaux sociaux. Les données des candidats après la procédure de recrutement ne seront conservées qu’avec leur consentement.

Origine des données

La plupart des données que nous traitons à votre sujet nous ont été directement fournies par vous. Dans le cadre de nos services, il est possible que nous obtenions des données vous concernant via des prestataires de services externes ou des sources publiques.

Avec qui partageons-nous vos données ?

Nous ne transmettons pas vos données à des tiers, sauf si cela est strictement nécessaire dans le cadre des objectifs mentionnés ci-dessus ou si nous sommes légalement tenus de le faire.

Lorsque cela est nécessaire, nous faisons appel à des prestataires de services externes (sous-traitants) pour nous aider dans nos opérations, notamment pour la gestion de nos sites internet et systèmes informatiques. Ces prestataires peuvent être amenés à effectuer certains traitements de données pour notre compte. Nous partageons vos données avec ces prestataires uniquement dans la mesure où cela est nécessaire pour l’objectif concerné. Ces données ne peuvent pas être utilisées par eux à d’autres fins. De plus, ces prestataires sont contractuellement tenus de garantir la confidentialité de vos données au moyen d’un « accord de sous-traitance » conclu avec ces parties.

Concrètement, cela signifie que nous partageons vos données, dans la mesure où cela est pertinent pour votre situation, avec les tiers suivants pour les objectifs suivants, ces tiers agissant parfois en tant que sous-traitants pour notre compte :

• Clubs de golf individuels ;
• Les fédérations régionales concernées, telles que Golf Vlaanderen et AFGolf ;
• Dans des cas spécifiques, avec des sponsors et des organisateurs de compétitions ou d’événements ;
• Les services postaux, entreprises de transport et de livraison si nous devons vous envoyer quelque chose par courrier ;
• Les prestataires de services de paiement si nous recevons des paiements de votre part, ou inversement ;
• Les sous-traitants qui nous assistent sur le plan informatique dans l’exploitation de notre organisation, afin d’assurer une gestion numérique sécurisée et efficace de nos données ;
• Les organismes gouvernementaux, instances judiciaires et professionnels réglementés tels que les comptables et les avocats, afin de respecter nos obligations légales et défendre nos intérêts, dans la mesure où cela est requis.

Combien de temps conservons-nous vos données ?

Nous ne conservons vos données que pendant la durée nécessaire à la finalité pour laquelle elles ont été collectées ou traitées. La période de conservation dépend donc des objectifs pour lesquels les données ont été collectées, et peut varier selon les situations. Parfois, la législation spécifique nous oblige à conserver certaines données pendant une période déterminée. Nos durées de conservation sont toujours basées sur les exigences légales et un équilibre entre vos droits et attentes et ce qui est utile et nécessaire pour atteindre les objectifs visés. À l’issue de cette période, vos données seront supprimées ou anonymisées. 

Où conservons-nous vos données et comment sont-elles protégées?

Nous avons mis en place des mesures de sécurité appropriées, tant sur le plan technique qu’organisationnel, afin d’éviter, dans le cadre de nos activités, la destruction, la perte, la falsification, la modification, l’accès non autorisé ou la divulgation illicite à des tiers, ainsi que tout autre traitement non autorisé de ces données.

Nous veillons également à ce que les sous-traitants auxquels nous faisons appel prennent des mesures de sécurité appropriées afin de réduire autant que possible les risques d’incidents.

Si vos données sont traitées en dehors de l’Espace économique européen (EEE) dans le cadre de services spécifiques ou d’outils logiciels, cela ne se fera que dans des pays dont la Commission européenne a confirmé qu’ils assurent un niveau de protection adéquat de vos données, ou des mesures seront prises pour garantir un traitement licite de vos données dans ces pays tiers.

Quels sont vos droits?

Vous disposez de plusieurs droits concernant les données que nous traitons à votre sujet. Si vous souhaitez exercer l’un des droits suivants, veuillez nous contacter via les coordonnées mentionnées dans la première section de cette politique de confidentialité.

Droit d’accès et de copie

Vous avez le droit d’accéder à vos données et d’en obtenir une copie. Ce droit comprend également la possibilité de demander des informations supplémentaires sur le traitement de vos données, notamment sur les catégories de données traitées et les finalités de leur traitement.

Droit de rectification

Vous avez le droit de demander la rectification de vos données si vous estimez qu’elles sont inexactes.

Droit à l’effacement des données (droit à l’oubli)

Vous avez le droit de demander la suppression de vos données sans retard excessif. Cependant, nous ne serons pas toujours en mesure d’accéder à une telle demande, notamment lorsque les données sont encore nécessaires dans le cadre d’un contrat en cours ou lorsque leur conservation est légalement requise pour une certaine durée.

Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de limiter le traitement de vos données, ce qui suspend temporairement leur utilisation jusqu’à ce qu’il soit établi, par exemple, qu’elles sont correctes.

Droit de retirer votre consentement

Lorsque le traitement repose sur votre consentement, vous avez le droit de le retirer à tout moment en nous contactant. Pour les communications marketing que vous recevez par e-mail sur la base de votre consentement, vous pouvez retirer ce consentement simplement en cliquant sur le lien de désinscription figurant au bas du message.

Droit d’opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données fondé sur l’intérêt légitime. Cette opposition doit être motivée par des raisons spécifiques liées à votre situation. Vous pouvez également vous opposer à l’utilisation de vos données à des fins de marketing direct. Un lien de désinscription sera toujours disponible dans nos e-mails marketing.

Droit à la portabilité des données

Vous avez le droit d’obtenir les données que vous nous avez fournies avec votre consentement ou dans le cadre d’un contrat, sous format électronique, afin de pouvoir les transférer facilement à une autre organisation. Vous pouvez également demander que ces données soient directement transférées à une autre organisation, si cela est techniquement possible.

Droit d’introduire une plainte auprès de votre autorité de contrôle

Si vous estimez que nous traitons vos données de manière incorrecte, vous avez toujours le droit d’introduire une plainte auprès de votre autorité de protection des données.

Autorité de protection des données en Belgique (APD)

Drukpersstraat 35

1000 Bruxelles

contact@apd-gba.be

Comment exercer vos droits?

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant, soit par e-mail à info@golfbelgium.be, soit par courrier à du Roy de Blicquylaan 15, boîte 2, 1933 Zaventem, en joignant une copie du recto de votre carte d’identité ou tout autre document permettant de vous identifier. Cette copie sera uniquement utilisée pour vous identifier conformément au RGPD.

Modifications

Nous nous réservons le droit de modifier cette politique de confidentialité. La version la plus récente est disponible à tout moment sur nos sites internet. La date de la dernière modification de cette politique de confidentialité est indiquée en haut du document. En cas de modification substantielle de cette politique de confidentialité, nous informerons directement, dans la mesure du possible, les personnes concernées par ces changements.